机の上の「毎回おなじ手作業」を、3つ選びました。
日報の打ち直し、見積の作り直し、同じ質問への返信。どれも一つひとつは短い作業ですが、月でまとめると時間になります。実際にどう変わるのかを、画面で見られるようにしました。
1
手書きの日報が、報告書になるまで
いま現場から届いた手書きの紙を見ながら、事務所で1件ずつ打ち直す
これから写真を渡すと、日付・現場名・作業内容が入った報告書の下書きが出る
手作業なら 月 16.6時間 （1件10分 × 月100件 ＝ 1,000分 の計算です）
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2
見積書を、前の物件から作り直さない
いま前の物件のエクセルを開いて、現場名と数字を上書きしていく
これから条件を伝えると、項目と数量が埋まった見積書の下書きが出る
手作業なら 月 8.3時間 （1件30分が5分に、減る25分 × 月20件 ＝ 500分 の計算です）
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3
同じ質問への返信を、毎回書かない
いま営業時間・見積依頼・納期。決まった質問に、毎回一から文章を打つ
これからそれぞれの返信の下書きが、先に用意されている（送るのは人）
手作業なら 月 13.3時間 （1件5分 × 1日8件 × 月20日 ＝ 800分 の計算です）
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3つに共通していること
- パソコンが作るのは下書きまでです。出す・送るを決めるのは人です。
- だいたい9割は自動、残り1割は人が目で確認します。確認の手間はなくなりません。
- 数字はすべて「手作業なら◯分×◯件＝◯時間」という計算で出しています。件数は仮の数字なので、御社の実際の件数で計算し直します。
- いきなり全部を置き換えず、まず1つ、1週間ぶんを手作業と見比べるところから始めます。
※ 3つの例に出てくる会社名・現場名・金額・文面はすべて架空です
これは唐津のY3デザイン研究所が作ったサンプルです。
御社の書式に合わせて作り直します。
いま使っている日報の用紙、見積書のエクセル、よく来る問い合わせ。どれか一つをお預かりできれば、その形のまま出てくるものをお作りします。