同じ質問への返信を、毎回書かない｜Y3デザイン研究所（唐津）

先週も、同じ質問に答えませんでしたか。「何時までやってますか」「見積もりお願いできますか」「いつ頃できますか」。聞かれることは、だいたい決まっている。それでも一から文章を打っている。——このあたりの話です。

前いま　—　毎回、一から打っている

受信トレイ未読 3件

個人のお客様8:42

営業時間について先週も同じ質問

はじめまして。土曜日は何時までやっておられますか。お盆の時期もお休みかどうか教えてください。

A社ご担当者様9:15

お見積りのお願い今月4件目

お世話になっております。外壁の改修について、概算のお見積りをお願いできますでしょうか。

個人のお客様11:03

納期の確認先月も同じ質問

先日お願いした工事ですが、だいたいどのくらいで仕上がりますでしょうか。

聞かれることは決まっているそれでも一から打っている返すのが夜になる

同じ内容の返信を、毎日ひとつずつ手で書いている。

それぞれの下書きが、先に用意されます

後これから　—　下書きが用意された状態

下書き 1営業時間について

お問い合わせをいただき、ありがとうございます。

営業時間は平日 8:00〜17:30、土曜日は 8:00〜12:00 までとなっております。
お盆は8月13日から16日までお休みをいただきます。

お急ぎのご用件でしたら、お電話でもご相談を承っております。

まだ送っていません直す確認して送る

下書き 2お見積りのお願い

お世話になっております。お見積りのご依頼をいただき、ありがとうございます。

外壁の改修につきましては、面積と現在の状態を拝見したうえでのご案内となります。
差し支えなければ、下見のお日にちを2〜3ついただけますでしょうか。

下見から概算のご提示までは、3営業日ほどを目安にしております。

まだ送っていません直す確認して送る

下書き 3納期の確認

お世話になっております。ご連絡をいただき、ありがとうございます。

ご依頼の工事は、着工から2週間ほどを目安に進めております。
材料の入荷や天候によって前後することがございますので、日程が固まりましたら改めてご連絡いたします。

まだ送っていません直す確認して送る

送信は必ず人が確認してから。勝手に返信はしません。

時間の計算

1件 5分 × 1日 8件＝ 1日 40分

1日 40分 × 月 20日＝ 800分

手作業なら、月におよそ 13.3時間 ぶんの計算です。

※ 1件5分・1日8件・月20日で計算しています。件数も1件あたりの時間も仮の数字です。御社の実際の件数で計算し直します。

※ 下書きを読んで、直して、送る時間は残ります。まるごと無くなるという意味ではありません。

※ 差出人・文面はすべて架空です

これは唐津のY3デザイン研究所が作ったサンプルです。
御社の書式に合わせて作り直します。

実際によく来る問い合わせを5つほど教えていただければ、その言い回しで下書きが出るようにします。